本頁更新於 2017-12-04 12:58

其他文章

整筆撥款審計報告系列之二:違規的背面

一枚硬幣有兩面,不過有些人或會覺得,擲毫的時候往往只會見到某一面。

「違規」也有兩面,就是「違了甚麼規」,以及「為甚麼會違規」。制定規則或負責審查的一方通常會注意第一面,但是若要改善違規情況,研究另一面尤為重要。

違規的原因有很多,包括對規則理解出錯、執行失誤、疏忽大意和明知故犯,同時也包括規章過時、規條過多、甚至是條文不合理或不切實際。

剛發表的整筆撥款審計報告在「會計審查」一章中,羅列了受審查機構的一些違規情況,當中一項是「由整筆撥款支付非認可租金及差餉」。讓我們以這事為例,分享兩則故事,讓讀者一窺硬幣的背面。

故事(一):機構整筆撥款資助單位的檔案日積月累至驚人數量,當中的服務檔案、財務會計檔案、人事紀錄、工傷或事故紀錄均須因應法例或審查的要求,保留至少兩年至7年甚或永久保存。此外多項服務均曾經歷原址擴展,某些單位職員人數增長幾近一倍,但仍以原有空間運作,辦公室擁擠不堪,職員出入都要側身讓路,職安健隱患大增。機構遂在財政預算可動用的範圍內,租用較一般市價低的工廈單位作為文件倉庫。豈料當社署到機構進行會計審查時,機構被告知即使整筆撥款有盈餘,一分一毫也不能用於支付任何租金,因此機構被要求修訂財務報告,自行承擔過去一段時間已付出的租金。其後,經過機構書面陳情申請,社署同意機構的中央行政部門有租用倉庫的需要,批准機構日後可每年向社署申請從整筆撥款資助,但數額只能以一般福利優惠租金水平計算(現時為每平方米55元),不足之數仍需由機構自行補貼。

故事(二):在機構營運的整筆撥款資助服務當中,有些單位會用小巴為服務使用者提供接送服務的。某天,甲單位的小巴突然需要送入車廠作緊急維修,機構於是立即調動乙單位的小巴協助甲單位維持服務,該小巴因而停泊在甲單位的車位。後來,機構被告知:若未有事先向社署申請作出這種調動的話,當中所涉及的停車場開支會不被認可。

故事說到這裡,讀者大概可以想像,運作了十七年的整筆撥款津助制度不單沒有追上新需要,當中的魔鬼細節更與昔日的「實報實銷」制度無異。

運用公帑必須受監管是無可置疑的,但是在僵化的規條上耗費人力物力同樣是在浪費公帑。規條不能只加不減,要維持監管和彈性之間的平衡,社署必須設立定期檢視整筆撥款津助制度的恆常機制,聽取營運機構的建議及接納意見。

最近有一宗新聞報導,內容是關於日本一名女高中生,她的頭髮天生棕色,卻被學校以「不符校規」為由,不斷要求她染成黑色,令她不堪困擾。這種矯枉過正的地步,誠然是本末倒置了。

 

【第十六期】 2017年12月4日