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本頁更新於 2008-05-30 11:28

基督教服務通訊

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296期 2008年4月

評論

從秘書節看職場的人際關係

在我國,"秘書"一詞最早出現於漢代,最初是指有神秘色彩的圖書而非指人。至東漢後期,秘書工作者被稱為"史官"、"御史大夫"、"尚書"、"長史"、"主簿"等。

秘書節或稱為國際秘書日,是在1952年由國際專業秘書協會 Professional Secretaries International(即現時的國際行政專業人員協會 International Association of Administrative Professionals)所訂立,安排在每年4月最後一個完整星期中的星期三。目的為肯定秘書行業在職場上的貢獻,並鼓勵人們投入此專業生涯發展。2008年的秘書節是4月23日。一班平日被人戲稱為“密書”、“雜家”、“出氣筒”、“老黃牛”的秘書們,在這天要為自己歡呼,因為細心的主管們通常會為秘書送上祝賀卡或鮮花禮物,或者約會秘書共晉午餐,表達對秘書肯定的心意。

秘書工作看似平凡瑣碎,但卻是常開不敗的職場玫瑰,是老闆的左膀右臂,真正有經驗、有能力、有責任的職業秘書每天都將繁瑣的工作調理有序,令公司的管理變得持續高效,令秘書這一傳統職業脫穎而出,天天精彩。目前,參加了內地勞動和社會保障部秘書職業資格全國統一鑒定而持有秘書資格證書的人數在11萬以上,而秘書從業者在百萬以上。

不同上司的氣質、性格、習慣、要求、喜好和能力等千差萬別,但是,一個成功的秘書必須與每一位老闆形成默契,學會有效的溝通,贏得信任並與之愉快相處,這是秘書必須具備的基本的職業素養。然而,在職場中,不單秘書和上司要有好的工作關係,同事間的互動關係良好與否,不但關係其工作品質、效率與工作滿足感,而且會影響內部團隊共識與合作精神。無論你有多強,只有能建立良好同事關係,你才能獲得別人接納與支援,甚至可提高你的工作績效,進而受到上司的肯定與賞識。以下與同事的相處之道,也許可使你更快樂地馳騁職場:

表示真正關心:
一句寒喧問暖或關懷問候的話,也會令人受用不盡,可增進別人對你的接納與好感。
不要吹毛求疵:
不要刻意挑剔他人的缺點,甚或事事吹毛求疵而令人惱羞成怒,反而應用心去發掘他人的優點長處,並且去承認與欣賞它,自然敞開彼此心門。
多給別人讚美:
誠心誠意地誇讚別人是一項美德且是一種贏取別人喜悅與友誼的不二法門。
盡力協助別人:
助人是換取別人助你的先決條件,同時也是構建良好人際關係的奠基,並會獲得對方由衷感激與善意回報。
避免與人辯吵:
同事間意見不同在所難免,但口舌之爭只傷和氣,須懂得心平氣和、理直氣柔的道理,且能自己適時退讓一步,以消彌無意義的紛爭。
拙勝與人相處:
如果你常以自己的學識、能力、地位、錢財等自視高人一等,或向人炫耀甚或令人難以抬頭或自慚形穢,自然別人不願與你為伍,而產生隔閡疏遠。因此,應牢記:「學得如愚方是賢;行似笨拙實為巧。」的座右銘,同時能躬自力行,必可贏得別人心悅誠服的欣賞。
常以微笑待人:
微笑是一種無聲的語言,也是一種友誼的表示。常保持真誠的微笑去對待別人,必可贏取對方莫大的正面回饋。

以上所講的其實都是老掉牙的話,很多人都聽過,但知道與做到卻又是兩回事。總之,你喜歡也好不喜歡也好,在同一個工作間你要與同事一周相處五至六天,合共四、五十小時,比見家人可能還要多。你最好還是將同事視為自己的朋友,並能多交往、互動,而且獲得他們的接納認同與協助,讓彼此的關係更加融洽和樂。人生在世而有機會能夠在一起相處共事,實在是一種緣分,緊記,「善待人就是善待自己」,而「放過人就是放過自已」。

祝每一位秘書秘書節快樂,每一位工作人每一天工作愉快!